Każda firma musi posługiwać się odpowiednimi dokumentami. Prowadzenie działalności wiąże się nie tylko z profitami, ale i z obowiązkami. Odpowiednie zarządzanie obiegiem dokumentacji firmowej ma kluczowe znaczenie dla poprawnego jej funkcjonowania.

Dokumenty sprzedażowe

Każda firma handlująca towarami, zobowiązana jest to wystawienia dokumentu sprzedażowego. Na jego podstawie naliczany jest podatek dochodowy. Brak dokumentów sprzedażowych jest ogromnym problemem zarówno dla sprzedającego, jak i kupującego.

Brak faktury czy paragonu w przypadku sprzedaży towaru osobie prywatnej, nie stanowi często zbyt dużego problemu dla kupującego. Sytuacja wygląda zdecydowanie gorzej, jeśli kupujący również prowadzi działalność.

Bez odpowiedniego dokumentu sprzedażowego, niemożliwe jest odpowiednie zaksięgowanie zakupu na kontach księgowych w systemie. Oznacza to, że firma nabywająca towar nie może rozliczyć poprawnie kosztów.

Błędna faktura

Niejednokrotnie zdarza się, że faktura wystawiana przez firmę posiada mniejsze lub większe błędy. W przypadku istotnych błędów takich jak błędne ilości czy ceny towarów niezbędna jest faktura korygująca.

Jeśli błędny na fakturze dotyczą danych adresowych firmy, czy chociażby numery NIP, wówczas idealnym rozwiązaniem jest zastosowane dokumentu jakim jest nota korygująca. Nota taka to dokument wystawiany przez odbiorcę.

Nota korygująca

Notę korygującą wystawia odbiorca danego towaru. Wypisuje on błąd, a następnie prawidłową wersję. Sprzedający akceptuję notę korygującą odsyłając podpisany dokument.

Obecnie wiele programów księgowych posiada opcję automatycznego wystawienie not korygujących. Oznacza to, że wystawiający otrzymuje wzór dokumentu, na którym wypisuje konkretny błąd. Noty korygujące są wysyłane zarówno pocztą tradycyjną jak i mailową.

Wystawienie not korygujących jest niezbędne w każdym przedsiębiorstwie. Wyłącznie poprawne dokumenty mogą zostać poprawnie rozliczone i zaksięgowane. Dlatego księgowi odpowiedzialni za odpowiednie zaksięgowanie dokumentów zakupowych, bardzo dokładnie sprawdzają jego poprawność.

Poprawne działanie przedsiębiorstwa zależne jest od wielu czynników. Poprawność dokumentów sprzedażowych oraz zakupowych jest niezbędna, by móc poprawnie rozliczyć podatki. W sytuacji, w której na fakturze widnieje błąd, należy jak najszybciej podjąć kroki wyjaśniające. Zdarza się, że błąd na fakturze opóźnia możliwość rozliczenia podatku.

Artykuł powstał woparciu o materiały znalezione na afaktury.pl.