Jeśli dążysz do poprawy działalności, ważne jest, aby pamiętać, że optymalizacja tego, co już robisz, może mieć znacznie większy wpływ na poprawę działalności niż cokolwiek innego. Dlatego efektywne mapowanie procesów biznesowych jest tak cenną umiejętnością.

Co to jest mapowanie procesów?

Mapowanie procesów to ćwiczenie mające na celu zidentyfikowanie wszystkich kroków i decyzji istniejącego procesu w formie diagramu, co pomaga organizacjom zidentyfikować możliwości poprawy wydajności w organizacji.

Dokładniej, Mapowanie procesów opisuje przepływ materiałów, informacji i dokumentów. Pokazuje różne zadania zawarte w procesie. Wyraźnie pokazuje, że zadania przekształcają dane wejściowe w wyniki. Wskazuje również decyzje, które należy podjąć w całym łańcuchu i demonstruje istotne wzajemne powiązania oraz współzależność między etapami procesu. Przypomina nam, że siła łańcucha zależy od jego najsłabszego ogniwa.

Dlaczego warto korzystać z mapowania procesów?

Podstawowym powodem mapowania procesów jest to, że te organizacje, które dobrze przekształcą dane wejściowe w produkty (ich procesy), zazwyczaj spełniają lub przekraczają oczekiwania klientów. A ci, którzy robią to najlepiej, zawsze odnoszą największe sukcesy. Wprowadzanie zmian w systemie bez prawdziwego zrozumienia, jak ten proces działa dzisiaj i dlaczego, może prowadzić do kosztownych błędów. Może również stwarzać warunki, które utrudniają pracownikom efektywną pracę, a często stwarzają dalsze, dużo większe problemy.Jeśli nie zmierzysz procesu, nie będziesz w stanie efektywnie nim zarządzać, a jeśli nie możesz zarządzać procesem, nie możesz go poprawić.

Szacuje się, że osoby pracujące w organizacjach mogą marnować około 15-20% swojego czasu na ponowne robienie niewłaściwych rzeczy, pogoń za wynikami bez rezultatów, kwestionowanie niekompletnych instrukcji, wykonywanie pracy innych osób i tak dalej. Jasne zdefiniowanie procesów pozwala nam zidentyfikować obszary problemowe, takie jak wąskie gardła, problemy z przepustowością, opóźnienia lub marnotrawstwo. Raz zidentyfikowana wiedza zapewnia solidną podstawę do dalszego opracowywania rozwiązań oraz wprowadzania, jak również planowania nowych ulepszonych procesów.