Każda firma, prócz dokumentów związanych ściśle ze swoją działalnością, musi zmierzyć się również z dokumentacją księgową. I jeżeli chodzi o pierwszą kategorię dokumentów, może pozwolić sobie na pewną dowolność. Z dokumentami księgowymi nie jest już tak łatwo.

Obowiązek ustawowy

Okres przechowywania oraz sposób działania w tej kwestii ściśle określa art. 74 ustawy o rachunkowości. To tam znajdujemy wszystkie wyznaczniki, które pozwalają jednoznacznie ocenić, czy niszczenie dokumentów księgowych może się już rozpocząć, czy jeszcze trzeba zaczekać określony czas.

Archiwum to podstawa

Wspomniana wcześniej ustawa jednoznacznie określa, że przedsiębiorstwo jest zobligowane do stworzenia archiwum. Ma za zadanie umożliwić prosty dostęp do informacji, a także uprościć wyszukiwanie dokumentacji. Może również w prosty sposób wskazać, gdzie niszczenie dokumentów księgowych jest już dopuszczalne.

Zaostrzone wymagania

Wydaje się, że ustawodawca szczególny nacisk kładzie na księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe. Wszystko związane z tymi dokumentami musi być bowiem przechowywane zgodnie z właściwym trybem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dotyczy to również określonych nazw dokumentów, symboli końcowych lat i oznaczeń dokumentów w określonym zbiorze.

Przechowywanie w formie elektronicznej

Biorąc pod uwagę ilość przechowywanej dokumentacji księgowej, pewnym pocieszeniem staje się fakt, że dokumenty te można przechowywać w formie elektronicznej. Choć ustawa dopuszcza niszczenie dokumentów księgowych po upływie określonego czasu, to jednak w czasie jego trwania, przetrzymywanie papierów może być kłopotliwe. Dlatego też, ustawodawca wyszedł naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców, dopuszczając digitalizację określonych dokumentów i przechowywanie ich w formie elektronicznej.

Archiwizacja elektroniczna- szczególne wymagania

Niestety, nie każda firma może sobie na to pozwolić. Podatnik bowiem z jednej strony musi prowadzić pełną księgowość, a z drugiej, ma go obowiązywać księga przychodów i rozchodów. Dodatkowo zarchiwizowane dane mają być odpowiednio dobrze chronione wewnętrznie i zewnętrznie, łącznie z wymogiem okresowych kopii zapasowych. Ostatnim wymogiem jest posiadanie odpowiedniego oprogramowania chroniącego dane przed zniszczeniem czy nieuprawnionym rozpowszechnianiem.

Dokumenty księgowe to ta sfera działalności gospodarczej, którą się kocha, albo nienawidzi. Niestety, trzeba pogodzić się z tym, że nie uciekniemy od niej. Pozostaje nam tylko być na bieżąco z przepisami i dostosować się do nich.